Noen mener man ikke trenger et intranett

På bloggen www.brukskvalitet.no kan man lese et innlegg som konkluderer med at man ikke trenger et intranett. Har de et poeng?

Intranett er big business. Sharepoint, EpiServer, EZ Publish og andre CMS’er settes opp daglig i intranettprosjekter for å tilfredstille ulike firmaers behov for kommunikasjon, kunnskapsdeling (kalt “Enterprise 2.0″) og arbeidstøtte. Hensikten er ofte god: vi ønsker en velstrukturert “informasjonsportal”. Men er det å tro at et publiseringsverktøy kan dekke behovet for kommunikasjon og informasjonsdeling i bedriften naivt?

Faller alle brikkene på plass når vi får på plass det nye intranettet? Vil vi automatisk bli flinkere til å dele informasjon med hverandre, kommunisere bedre internt, og blir det enklere å få utført de daglige oppgavene? Sannsynligvis ikke. Men man må huske på at intranettet er et verktøy som skal legge til rette for at det skal bli enklere å dele informasjon, kommunisere og løse sine arbeidsoppgaver. Intranettet kommer ikke til å gjøre jobben for deg, men det vil forhåpentligvis gjøre det enklere.

Det er ingen tvil om at du trenger informasjonsdeling og kommunikasjonsløsninger internt i bedriften, men trenger du derfor et publiseringssystem? Behovet for kommunikasjon og informasjonsdeling løses best med spesialiserte verktøy, og hvis du ser etter, kanskje du allerede har det du trenger.

“Alle” er i dag på Facebook. Mange er på Twitter. Msn blir fortsatt brukt, og Office Communicator brer stadig om seg. Dette er verktøy som er laget for bestemte formål, og de løser oppgavene sine svært så bra. Og ikke minst: Folk er vant til å bruke dem, og de bruker dem sammen med/i tillegg til de programmer og systemer man trenger for å gjøre eksempelvis saksbehandling eller bildebehandling. Kommer du til å slutte å bruke Facebook dersom intranettet får denne type funksjonalitet? Neppe. Trenger vi begge deler, eller kunne vi klart oss med det verktøyet som er designet nettopp for å koble folk sammen i et sosialt nettverk på nett?

“Alt det andre” har vi også løsninger for; Exchange/Outlook håndterer kalender, avtaler, kontaktlister og møteromsoversikt. Og ikke minst: Det gir oss mulighet til å sende mail. Mail fungerer veldig bra dersom man vil distribuere informasjon til de man jobber med. Nyheter som ikke angår andre enn de man jobber med sender man heller ikke til alle i organisasjonen, og dermed ville det kanskje heller ikke vært naturlig å legge dette ut som en “nyhet” på et intranett.

Kommentarene her på bloggen er svært nyttige innspill i prosessen med å utvikle nytt intranett. Ser man nærmere på disse ser man også at det folk etterspør er systemer/applikasjoner vi allerede har. “Twitterfunksjonalitet” kan man bruke Twitter til, eller Yammer hvis man vil holde diskusjonene bedriftsintern. Kommentere andres status og innlegg? Facebook.  Blogg. Lage mapper med viktige dokumenter? Utforsker… Bedre søk? Google. Nyheter? Les på hjemmesiden. Påminnelser? Outlook. Og så videre.

Joda, vi skal ha et intranett
Det er kanskje sant at man finner en spesialisert applikasjon for det meste, og at mange bruker disse programmene uavhengig av hva som finnes på intranett. Men det betyr ikke at man helt uten videre kan kutte ut intranettet. Kanskje, i en mindre og mer strømlinjeformet organisasjon. Men kanskje ikke, i en såpass stor og kompleks organisasjon som Fylkeskommunen.

Alle dere som jobber her har fått muligheten til å uttale dere om hvordan dere vil at det nye intranettet skal bli, og det er tilbakemeldinger som blir tatt med videre i prosessen. Samtidig skal vi også lytte til de som står på utsiden og gir råd om hva som fungerer og ikke fungerer. I sum vil dette forhåpentligvis føre til at det utvikles et intranett som både er i tråd med de anbefalinger og råd som eksperter på denslags gir, og som i tillegg tilfredsstiller flest mulig krav og ønsker fra de ansatte.

Spørreundersøkelsen og tilbakemeldingene på bloggen har bedt prosjektgruppa om å sy sammen et intranett der man kan lese nytt fra andre som jobber med samme ting, mulighet til å se hvem som jobber med hva, enkelt finne den kompetansen man er på jakt etter, telefonnummeret til hun-som-jobber-med-selfangst og en måte å samarbeide, samhandle, dele og kommunisere på som vi ikke har hatt tidligere. Når alt dette er på plass er det lagt til rette for at det skal bli enklere å kommunisere med hverandre, og ikke minst enklere å dele informasjon med hverandre. Og da kan det hende vi kan si at “ja, vi trenger et intranett”.

Forslag til nytt intranett på høring – bli med og påvirk!

Arbeidsgruppen og styringsgruppen som har jobbet med nytt intranett håper på mange innspill i høringsrunden. Kompetansedeling, samhandling, integrasjon mot andre system, og det å finne informasjon enkelt og raskt er ting det settes fokus på. Etter høringsrunden vil det utarbeides en kravspesifikasjon for det nye intranettet.

Dagens intranett så sitt lys i 2006. Siden den gang har det skjedd utrolig mye når det gjelder web og kommunikasjonsformer. Og hvordan folk bruker web. I tillegg har det skjedd mye med Sør-Trøndelag fylkeskommune, både når det gjelder intern organisering og arbeidsoppgaver.

For å få et godt intranett tilpasset brukernes behov er det viktig at flest mulig engasjerer seg i dette. Tidligere har vi gjennomført en spørreundersøkelse med mange nyttige innspill. Mye av de innspillene vi fikk der har satt sitt preg på forprosjektrapporten.

Vi har opprettet denne bloggen for å få tilbakemeldinger og kommentarer til prosessen.  På bloggen vår finnes også nødvendig informasjon om prosjektet, inkludert, mål, visjon, forprosjektrapport osv.

Før man lager en komplett kravspekk som grunnlag for anbudsprosess, må man tenke grundig gjennom hvilken funksjonalitet man har behov for, både nå og senere.

Høringsgrunnlaget består av forprosjektrapporten med vedlegg i tillegg til den dokumentasjon som er lagt ut på bloggen om prosjektet.

Vi håper flest mulig vil bruke bloggen når de skal gi en kommentar. Fordelen med det er at da kan andre se dine synspunkter og kommentere dem.

Rapporten laster du ned her som pdf fil:  20101018Rapport fra Forprosjekt

Kommenter og gi gjerne dine uttalelser under.

Eventuelt kan innspill også sendes på e-post til karl-henrik.linder@stfk.no .

Frist for høringsrunden er satt til mandag 8. november. Etter det vil vi begynne på arbeidet med kravspesifikasjonen.

En liten utfordring til deg som skal gi kommentar er å tenke strategisk. Hvordan ønsker du å arbeide sammen med andre? Hva er den beste måten å dele og finne kompetanse på? Og hvordan kan intranettet bidra til det?

• Trenger vi å ha lukkede samhandlingsrom?
• Åpne for kommentering av artikler?
• Ha like mye nyheter som i dag.

Dette er bare noen av de problemstillinger som det settes fokus på i rapporten.

Skal forsiden se slik? En kombinasjon av felles nyheter og personifisert informasjon? N.B: Kun en skisse vi har laget for å visualisere litt! Vi har ikke kommet til detaljplanleggingen her.

Skal ”Min side” se slik ut? Stedet hvor du legger inn kompetanse og profil? Statusoppdateringer (slik vi kjenner fra facebook) med dine kolleger? Hva mer bør være på ”Min side”.

Eksempel på hvordan en temaside kan se ut. Temasiden er da gjennom emneord knyttet til interne og eksterne ressurser. Slik som andre relaterte artikler og dokumenter, lenker og kontakter. Slik at det blir lett å finne mer informasjon om temaet.

Større versjon av skissene (klikk for å se større bilde):

Finne folk = Suksess for intranett

Intranettkonferansen Intralife ble holdt den 4. juni, og den viktigste lærdommen man kan ta med seg herfra er at en god funksjon for å finne folk er et suksesskriterium.

Netlife Research har gjort undersøkelser på dette, og resultatene viser tydelig at finn folk-funksjonen er helt avgjørende for intranettets suksess. Lillian Medby i Netlife Research viser til undersøkelsen av 15 intranett, representert ved til sammen 15 000 ansatte. Undersøkelsen viser at det som er aller mest populært på et intranett er følgende:

• Finn folk – 10 %. Finne kolleger, kompetanse, etc.
• Jobbrelatert info og verktøt for å gjøre jobben – 30 %.
• Personalting – 17 %. Lønn (lønnsslipp?), goder, arbeidstid, ferie, reiser, etc.
• Nyheter – 7,5 %. Folk har behov for å vite hva som skjer.
• Karriererelaterte verktøy og informasjon – 7 %. Kurs, karriereplanlegging, videreutdanning etc.
• Deling – 1,7 %. Utveksling av erfaringer, tips og råd, dele gode eksempler, kommentere, gi synspunkter, diskutere.

Robert Herland i Netlife Research har skrevet et lengre innlegg på firmabloggen iallenkelhet.no. Les innlegget “La brukernes behov styre intranettet”.

“Telenor lager lukket Facebook”

I en artikkel i Dagens IT 11. mars kan man lese at Telenor Group lager lukket Facebook for sine 40.000 ansatte. Med så mange ansatte finnes det ekstremt mye kompetanse i selskapet, men det er ikke så enkelt å få full effekt av all kunnskapen. En utfordring har i følge Dagens IT vært å få alle selskapene og ansatte til å dele på kunnskap og samhandle effektivt i hverdagen.

Les hele artikkelen i Dagens IT her: Telenor lager lukket Facebook.

Dette er spennende! Teknologi knyttet til sosiale medier brukt i et multinasjonalt konsern for å legge bedre til rette for deling av kunnskap mellom selskaper og ansatte.

Et system som gjør det enkelt å finne hvem som jobber med hva, finne avdelinger og ansattes ansvarsområder og se hvilken kompetanse som finnes i bedriften/organisasjonen bør være et mål for det nye intranettet.

Hva tror du?

Folkets kravspesifikasjon

Gruppa som jobber med utvikling av det nye intranettet har som mål å utarbeide en kravspesifikasjon. Dette er en liste med krav til hvordan det nye systemet skal være. Men det er også noe mer enn en oppramsing av krav, det handler også om å bestemme hvilket system man skal ha. Hva skal systemet kunne gjøre, hvordan skal det virke, og hvordan skal det se ut?

Før man lager en komplett kravspekk som grunnlag for anbudsprosess og den slags, må man tenke grundig gjennom hvilken funksjonalitet man har behov for, både nå og senere.

En komplett kravspesifikasjon inneholder også en del tekniske krav og spesifikasjoner. Det kan vi komme tilbake til. Det vi presenterer her er en liste over ”krav” eller ønsker slik de ble beskrevet i spørreundersøkelsen om intranett, i tillegg til de innspill vi har fått på mail. Har du innspill på ting som er nevnt eller glemt, legg inn en kommentar eller send oss en mail!

* Nyheter fra egen og andre enheter. Flere peker på at ikke alle nyheter er like relevante, derfor vil det bli vurdert om man skal lage en løsning der hver enkelt kan velge hvilke nyhetslister som skal vises på “sitt” intranett.

* Tilgang til nødvendige programmer. Mange av de som svarte på undersøkelsen sier de er mest fornøyde med tilgangen intranettet gir til nødvendige programmer. Dette er selvsagt noe som skal videreføres. Og kanskje kan vi gjøre de nyttige verktøyene enda lettere tilgjengelig?

* Aktuelt. En kalender eller annet som viser aktuelle hendelser og prosesser i fylkeskommunen.

* Enkel publisering. Noen synes det er enkelt å publisere på dagens intranett, andre synes det er vanskelig. Vi har et mål om å gjøre det enda enklere å publisere stoff på det nye intranettet. Ved å gjøre det enkelt å publisere håper vi at flere deler gode historier og nyttig kunnskap som de sitter på, og på den måten er vi alle med på å gjøre hverandre gode.

* God søkemotor. Dagens løsning for søk på intranettet er det mange som har kommentert, og vi vet at denne ikke er så god som den kunne være. En god søkemotor gjør det enkelt å finne informasjon man er på leting etter, og det er en prioritert oppgave i dette prosjektet. Det neste intranettet vil få en langt bedre søkemotor enn den som finnes i dag, og det blir dermed enklere å finne de du er på leting etter.

* Enkelt å finne ansatte. Et viktig punkt. Det bør være lett å finne den personen du leter etter (på intranett), og det bør også være enkelt å finne informasjon om hvem som jobber med hva. Hvis du har spørsmål om f.eks. marin forvaltning i fylkeskommunen, skal det være en smal sak å finne ut hvem som har dette som arbeidsområde.

* Personifisering. Dagens intranett kan til en viss grad tilpasses av den enkelte, men det er stort sett begrenset til å legge inn egne lenker og snarveier. I arbeidet med å utvikle nytt intranett diskuterer vi hvor mye folk skal få lov til å bestemme selv. Med dagens teknologi kan det være aktuelt å la folk på legge til egne lenker og snarveier, velge hvilke nyhetslister de ønsker å abonnere på, bestemme oppsettet på “min side” på intranettet, legge til og ta bort forskjellige applikasjoner/programmer. Dette er imidlertid et sammensatt spørsmål. Ønsker folk denne muligheten? Kommer de ansatte til å benytte seg av det? Enkelte svar i spørreundersøkelsen tyder på at dette ikke er et “må ha” blant de ansatte. Samtidig er det vanskelig å ønske seg noe man ikke helt vet hva er. Prosjektgruppa kommer derfor til å ta med ideen om “min side” videre, da vi tror at større grad av personifisering av egen arbeidsflate (utseende, lenker, programmer etc) er positivt.

* Tilgang til reiseregning og lønnsslipp. Det er åpenbart at mange synes det er kronglete å finne frem til lønnsslippen sin i dagens system, for dette har vi fått mange tilbakemeldinger på. Det samme gjelder tilgangen til å skrive reiseregning. Generelt sett kan vi si at vi ønsker at alt skal bli lettere tilgjengelig på det nye intranettet. Det betyr for eksempel at vi må velge en teknisk plattform som kan “snakke” med nye regnskapssystemet Agresso. To systemer som snakker samme språk er mye enklere å jobbe med, og da blir det også lettere å tilpasse tilgang til de forskjellige verktøyene. En tett kobling mellom Agresso og det nye intranettet vil derfor føre til at det kan bli enklere tilgang til lønnsslipp og reiseregninger.

* Samhandlingsrom. Mange savner muligheten til å opprette såkalte “samhandlingsrom” for fagnettverk. Et samhandlingsrom kan sammenlignes med dagens prosjektweb og er et sted å dele dokumenter, informasjon, oppgavelister osv. I det nye intranettet tenker vi oss at samhandlingsrommet blir en integrert del av intranett, og at det skal være langt enklere enn i dag å opprette slike rom. Vi ser også at en del andre store organisasjoner ikke lenger lukker slike rom, men legger de åpen for hele organisasjonen. Det betyr at alle ansatte kan se alt. Dette for at ting ikke trenger å lukkes, og ikke minst for å bli bedre på informasjonsdeling. Kanskje det i tillegg må være muligheter for å opprette prosjektweber utenfor intranett som kan være lukket?

* Én pålogging. På godt norsk kalles dette gjerne “single sign on” eller “SSO”, og betyr noe så enkelt som at en bruker har én pålogging til flere systemer. Eksempelvis kan man med SSO logge på én gang, og så har man tilgang til for eksempel intranett, regnsskapssystem, ulike fagsystemer og så videre. Som i punktet om reiseregninger og lønnsslipp er man også her avhengig av at systemene som skal kobles sammen med en felles innlogging snakker omtrent samme språk. Selv om SSO er ønskelig og er et punkt vi skal ta med oss videre i prosessen, er det også et teknisk aspekt med dette som vi må forbehold i forhold til.

* Værmelding. Værmeldingen som var tilgjengelig på intranett en periode er det noen som har etterlyst. Andre synes kanskje dette er unødvendig informasjon på et intranett, da den samme informasjonen er tilgjengelig fra yr.no for eksempel. Men værmeldingen illustrerer et viktig poeng med det nye intranettet som vi har vært inne på tidligere, nemlig muligheten for å tilpasse “sitt” intranett etter eget ønske og egne behov. Kanskje skal vi lage et intranett der hver enkelt kan velge om de vil ha værmelding eller ikke? Og kanskje skal de som ønsker værmelding selv få definere hvilke byer de ønsker værmelding for? Teknologien finnes, så dette handler mest om hva vi blir enige om at vi har behov for.

* RSS-feed. Et vanskelig begrep. RSS står for Really Simple Syndication, som på godt norsk kan kalles “levende bokmerker” eller “nyhetsmating”. Poenget med en RSS er at nettleseren din automatisk henter nyheter eller annet materiale fra Internett. Det er selvsagt hver enkelt bruker som bestemmer hvor nyhetene skal hentes fra. For eksempel kan man abonnere på nyheter fra VG via RSS. Man får da oppdatert korte nyhetsmeldinger (gjerne tittel/overskrift på en sak) med lenke til hele saken automatisk, gjerne i en liste med flere slike bokmerker. Fordelen er at man raskt får et overblikk over nye saker, uten at man må gå inn på den aktuelle nettsiden. Et intranett med muligheter for å legge inn RSS-feeder betyr derfor at du kan tilpasse “ditt intranett” med egne nyhetslister, som kan hente nyheter fra forsiden til fylkeskommunen, fra VG, fra Adresseavisen, fra ulike fagnettsteder, og alle andre nettsteder/tjenester som tilbyr RSS. Nok en gang er det altså snakk om muligheten til å personifisere intranett.

I tillegg kommer “alt annet”, som det grafiske grensesnittet, struktureringen av informasjon, koblingene mellom forskjellige systemer og programmer, og så videre og så videre. Denne lista er på ingen måte komplett, men den representerer svært mange av de tilbakemeldingene vi fikk fra de ansatte som deltok i spørreundersøkelsen om intranett.

Vanskelig å finne fram?

I spørreundersøkelsen om intranettet fikk vi en rekke tilbakemeldinger på at det er veldig vanskelig å finne informasjon på dagens intranett. På spørsmål om hva man er minst fornøyd med, fikk vi blant annet disse kommentarene:

Ønsker tydeligere struktur og begrepsbruk. Ikke alltid like lett å vite hvor man skal lete for å finne relevant informasjon.

Synes ikke all informasjon er like enkel å få tak i. Synes det bør gjøres noe med oppbygning av informasjonen.

At det er vanskelig å finne fram.

Finner ikke noe nettstedkart, må lete mye for å finne ting.

At det er veldig vanskelig å finne det man trenger. Man må vite hvor ting er, for å finne noe ved å bruke søk eller navigere seg frem er umulig.

Disse kommentarene sier ganske mye om tilgjengelighet, brukervennlighet og det som populært kalles findability på nett. Med findability mener vi her lettfunnet informasjon. Det skal altså være enkelt å finne det du trenger, når du trenger det og der du forventer å finne det. Den siste kommentaren står i sterk kontrast til dette; man må vite hvor ting er for å finne det.

Her har prosjektet en klar utfordring: Det neste intranettet må være enkelt å bruke (brukervennlig), det må være lett å finne informasjon, og informasjonen må ligge der man forventer å finne den. Dette stiller krav både til den tekniske løsningen som intranettet skal bygges på, og til hvordan informasjonen struktureres og organiseres på intranettet. Et eksempel på hva som kan bidra til å gjøre det lettere å finne frem, er å bruke emneord som kobler relevant informasjon sammen.

Ser vi på tallene fra undersøkelsen, viser disse at 4,6 % finner informasjonen de leter etter hver gang. 44,7 % finner den ofte, mens 34,8 % finner den noen ganger. Nesten 12 % sier at de sjelden finner den informasjonen de er på jakt etter på intranettet. Det betyr at bare halvparten av brukerne finner det de leter etter ofte eller hver gang. Dette ønsker vi selvsagt å gjøre noe med.

Halvparten av brukerne finner informasjonen de leter etter ofte eller hver gang

Alt på ett sted?

Det er flere som har benyttet seg av muligheten til å sende kommentarer og spørsmål til oss på mail, info@stfk.no. Noe av dette er av allmenn interesse, og det vil vi legge ut her på bloggen.

Det siste innspillet vi fikk på mail var dette:

Jeg er usikker på hva jeg skal svare her. For er det spørsmålet i overskriften eller er det bare en invitasjon til å gå inn på bloggen. Uansett er mitt viktigste innlegg dette: STFK må bruke kun (!) Intranett og ikke ESK, ProsjektWeb, blogg på WordPress osv. Da må Intranett bygges ut med de funksjonene. I det minste må vi bestemme oss hva vi skal bruke.

Dette er et godt innspill, som rører ved noe av kjernen både for hvorfor vi har satt i gang prosessen med å utvikle nytt intranett, og for hva som er en viktig målsetting for det nye intranettet. Vi ser helt klart at det er vanskelig å forholde seg til både ESK, Prosjektweb og en blogg på WordPress, kanskje også i tillegg til intranettet, hjemmesida, mail, og så videre. Et ønske for det nye intranettet er at det meste av dette skal være tilgjengelig fra én arbeidsflate, altså intranettet. Ved å logge på ett sted, skal du få adgang til å hente dokumenter som ligger i ESK eller Prosjektweb, lese diverse blogger, hente forskjellige nyhetslister og så videre.

Denne bloggen har vi opprettet utenfor det eksisterende systemet av to grunner. For det første har ikke dagens intranett de samme mulighetene for deling og tilbakemelding som denne bloggen. Vi ønsker en dialog med de ansatte i utviklingsprosessen, og da ønsker vi å bruke et verktøy som er hensiktsmessig. Dagens intranett ville ikke fungert til slik bruk, rett og slett. Vi kunne brukt Prosjektweb’en til samme formål, men den er ikke like brukervennlig som denne bloggen. Tilgjengelighet og lav terskel for medvirkning er derfor den andre grunnen til at vi opprettet en blogg på WordPress.

Fortsett å send oss spørsmål, kommentarer og ønsker!

Nyheter er populært

Mange leser nyhetene på intranett hver dag

Resultatene fra spørreundersøkelsen om intranettet viser at ansatte i fylkeskommunen setter pris på nyhetene. Omtrent 1/3 av de ansatte sier at de leser nyheter på intranett minst en gang hver dag. 27 % leser nyheter nesten hver dag, og vel 16 % leser en gang i uka. Nesten 23 % leser nyheter sjeldnere enn en gang per uke.

Når vi ser på kommentarene som er i de åpne spørsmålene om hva folk er mest og minst fornøyd med på intranett, ser vi at nyhetene nevnes svært ofte. Spesielt trekkes nyhetene frem som en positiv ting ved dagens intranett, og mange skriver at de setter pris på å bli oppdatert på hva som skjer på andre enheter og avdelinger i fylkeskommunen. Dette er imidlertid også noe som trekkes frem som negativt av andre; noen har gitt tilbakemelding om at nyheter om ting som ikke angår dem selv eller deres fagfelt/enhet er uinteressant.

Dette er noe vi må ta med oss videre i prosessen når vi skal utvikle nytt intranett. Én mulig løsning er å lage flere forskjellige nyhetskategorier, og la hver enkelt bruker få bestemme hvilke nyheter hun ønsker å se på “sitt” intranett. Noen nyheter må være felles (og obligatorisk) for alle, men det er ikke sikkert at alle ønsker – eller har behov for – å se alt som kommer av nytt på intranettet.

Hvis noen har kommentarer, ønsker eller sterke meninger om dette, legg inn en kommentar! For å kommentere klikker du bare på “Kommenter” øverst i denne posten, legger inn navn og mailadresse (mailadressen blir ikke synlig på bloggen), skriver det du har på hjertet, og sender det inn. Veldig enkelt!

Nytt intranett i fylkeskommunen

Informasjonsavdelingen og IKT-tjenesten har nå satt i gang arbeidet med nytt intranett for Sør-Trøndelag fylkeskommune. Man legger opp til bred inkludering av ansatte og brukere i prosessen. Spørreundersøkelse som er gjennomført ga nesten 900 svar. Det er opprettet en blogg det der skal være lett å gi tilbakemeldinger og følge arbeidet, i tillegg til at det blir egne møter med enheter og referansegruppe.

Dagens intranett er fra 2006. De siste årene har det skjedd mye både når det gjelder kommunikasjonsformer og fylkeskommunens organisering. Behovet for et intranett som kan fungere som et godt og effektivt samhandlingssted er blitt større og større. Et av målene i kommunikasjonsstrategien er å ha en god kultur for informasjonsdeling som gjør fylkeskommunens ambisjon, mål, vedtak og aktivitet kjent i organisasjonen. Det nye intranettet skal legge til rette for dette.

Viktig kommunikasjonskanal

- Skal intranettet være en viktig kommunikasjonskanal for Sør-Trøndelag fylkeskommune, er det behov for et mer moderne intranett, og som i større grad møter fylkeskommunens og brukernes utfordringer og behov, sier Karl-Henrik Linder som er koordinator og leder for prosjektgruppen.

Fylkesrådmannen har derfor satt ned et prosjekt for å få på plass et nytt intranett. Det er valgt å ha en liten prosjektgruppe fra Info og Ikt for å sikre god fremdrift med tette oppfølgningsmøter.

Bred prosess

-Men man satser på en bred prosess i dette arbeidet, kan Linder fortelle. -Det er gjennomført en spørreundersøkelse som ga nesten 900 svar og veldig mange konstruktive tilbakemeldinger. I tillegg ønsker arbeidsgruppen å besøke et utvalg av skoler/enheter for å få en enda bedre innsikt i utfordringer fylkeskommunen har. Det blir også møter med en større referansegruppe i prosessen slik at arbeidsgruppen kan få tilbakemeldinger på sitt arbeid, sier han videre. I tillegg gjennomføres det for tiden en prosess med ny IKT-strategi, der det også har kommet mange verdifulle innspill.

Arbeidsgruppen består av:

• Kari Schjølberg, Ikt-Tjenesten
• Kate Aasen, Økonomi/Info
• Øyvind Vikan, Info
• Karl-Henrik Linder, Ikt/Info

Informasjon om fremdrift blir å finne på intranett. Det er opprettet eget tema under Ansatt i STFK – Nytt intranett. I tillegg er det opprettet en blogg der både interne og eksterne kan gi tilbakemeldinger. Mesteparten av informasjonen om prosessen blir å finne på bloggen.

Bruk av blogg for å informere om prosjektet og få innspill

–I dag ser vi at mange organisasjoner får konstruktive innspill også fra eksterne ved å gjøre det slik, i tillegg til at mange ansatte i fylkeskommunen nå er blitt fortrolig med å bruke og kommentere på blogger. Derfor ønsker vi å bruke denne kanalen i dette arbeidet, det er også i tråd med fylkeskommunens mål om at informasjonsdeling skal gjøre oss gode, påpeker Linder.

I første omgang er det lagt ut litt generelt informasjon om prosjektet, samt forslag til visjon og mål. Det kommer selvsagt mer etter hvert.

-Vi håper flest mulig benytter muligheten til å kommentere det vi har lagt ut, og at vi får en levende og konstruktiv blogg, avslutter Karl-Henrik Linder.

Hvis du heller ønsker å sende tilbakemelding på e-post bruk info@stfk.no. Skriv i så fall i tittel ”Nytt intranett – tilbakemelding”.

God oppslutning om intranett-undersøkelsen

Nærmere 900 medarbeider svarte på undersøkelsen. Noe av det som gikk igjen i svarene var behovet et for et bedre samhandlingssted, lettere å finne frem og bedre søkemuligheter. Det er også viktig for ansatte å få en enkel tilgang til brukerveiledinger, relevante lenker, lønnsslipp og styrende dokumenter.

I slutten av februar sendte Info ut en spørreundersøkelse om intranett. For å sikre målet om et nytt og mer brukervennlig Intranett, trenger arbeidsgruppa mer kunnskap om de ansattes behov.

- I tillegg til en del lukkete avkrysningsspørsmål, var det også noen åpne spørsmål der vi ba om synspunkter på hva som var bra, mindre bra og hvilke ting som kan gi et forbedret intranett, sier Kate Aasen som var ansvarlig for gjennomføringen av undersøkelsen.

- Og vi har fått mange innspill som vil være til stor nytte i det videre arbeid, forteller Aasen videre.

Noen trekk ved undersøkelsen:

• Mer nyttig å lese avdelingsnyheter enn generelle nyheter, men samtidig er det mange som ønsker nyheter også fra andre enheter
• Kontaktinfo meget viktig
• Søk må bli bedre
• Mange har vanskelig for å finne frem, behov for bedre struktur
• Behov for emneord/tagging
• Viktig med tilgang til Mine programmer, relevante lenker og lønnsslipp.
• Brukerveiledinger og skjema oppleves som viktig og må bli bedre.
• Mange (særlig lærere) opplever intranett kun som en mellomstasjon for andre programmer, ikke noe annet forhold til det. Tilgang til Fronter og Skolearena.
• For ”Trondheimsorientert”
• Mange klager over hastighet
• Behov for et bedre samhandlingssted. F.eks. mellom fagnettverkene. Dagens intranett ikke egnet som samarbeidssted.
• For mye utdatert informasjon
• Styrende dokumenter, strategiplan, BMS, styringskort må være lettere å oppdatere og finne
• For tungvint publiseringsverktøy
• For lite kurs

Det er nå satt ned en prosjektgruppe som skal jobbe videre med oppfølgning av undersøkelsen og arbeidet med å få på plass en kravspesifikasjon til nytt intranett.Denne bloggen er opprettet slik at du kan lese, kommentere og gi innspill underveis i prosessen.